Chargé(e) des actions de formation au sein de la Direction de la formation continue et de la coopération administrative internationale de l’Institut Régional d’Administration de Lyon et Secrétariat

17/03/2016 - 1 place disponible Offre pourvue

Le CIEFA recherche pour son entreprise partenaire l’IRA un Assistant Manager en alternance.

La direction de la formation continue de l’I.R.A. de Lyon propose une offre de formations interministérielles interrégionales à destination de tous les fonctionnaires, ainsi qu’un dispositif de préparation aux concours administratifs – soit de sa propre initiative, soit en partenariat avec l’IGPDE – sous forme de modules formatifs ouvert à un large public.

L’Institut Régional D’administration de Lyon est situé géographiquement dans un bâtiment sis Parc de l’Europe jean Monnet à Villeurbanne.

Missions:

  • Assister l’adjointe à la directrice de la FC et les chargées de formation dans certaines de leurs missions :
    • Aider à l’organisation conceptuelle et organisationnelle de séminaires et rencontres professionnelles ; École du Management et des RH, club de la GRH…
    • Assurer l’organisation de stages  commandés par les plates-formes régionales RH Auvergne-Rhône-Alpes, Bourgogne- Franche-Comté, Centre-Val de Loire dans la cadre de l’enveloppe exceptionnelle « management
    • Collaborer à l’organisation des séminaires, réunions, groupes de travail de la formation continue et de la coopération administrative internationale
  • Planifier les stages relevant de l’enveloppe « management » et assurer leur suivi
  • Organiser ces stages « management »
  • Assurer la mise à jour des sessions de formation sur l’outil informatique intégré (UNIRA) pour les stages
  • Travailler en ingénierie de formation : analyse de la demande, organisation des stages et séminaires : logistique, relations avec les commanditaires et les intervenants, évaluations formatives et différées…
  • Assurer l’actualisation des informations concernant le service formation continue sur le site internet
  • Assurer l’accueil téléphonique des responsables RH et/ou de formation, des commanditaires, de leurs collaborateurs, des partenaires dans le cadre de sa mission
  • Décider des dates de stage (en accord avec les commanditaires, les formateurs et en fonction des salles disponibles) et réserver les salles si les actions se déroulent à l’IRA
  • Contacter les formateurs pour les stages et rédiger les conventions financières correspondantes
  • Prévoir la logistique, le besoin de matériel pédagogique spécifique, rédiger et expédier les convocations aux formateurs ainsi que toutes les correspondances utiles
  • Dans le cadre de la coopération administrative internationale, suppléer la chargée de mission en cas de besoin et participer à l’accueil des délégations étrangères
  • Accueillir les visiteurs dans les locaux
  • Gérer les courriers entrants et sortants

Profil:

  • Expertise en organisation et planification du travail : ordre et méthode, bonne gestion du temps et des priorités, réactivité
  • Maîtrise de l’accueil physique et téléphonique
  • Bons contacts humains : savoir accueillir, informer, rassurer les acteurs de la formation et les stagiaires quels qu’ils soient
  • Bonne expression écrite et orale et esprit de synthèse
  • Conception bureautique de documents
  • Professionnalisme et rigueur
  • Capacité à travailler dans l’urgence et par anticipation
  • Sens des initiatives, du relationnel et du travail en équipe restreinte
  • Disposition pour le travail par objectifs, adaptation au changement
  • Bon sens
  • Ouverture et vivacité d’esprit
  • Poste informatisé nécessitant l’utilisation d’EXCEL, de WORD, d’UNIRA, d’Outlook, d’Internet.

 

 

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Nos formations pour ce poste

BTS Assistant de Manager
Diplôme d’état